Όποιος εργάζεται σε εταιρεία το γνωρίζει καλά: τα meetings διαδέχονται το ένα το άλλο με καταιγιστικό ρυθμό. Κατά μέσο όρο, οι μάνατζερ περνούν 23 ώρες την εβδομάδα σε συσκέψεις, ενώ μεγάλο μέρος όσων συμβαίνουν εκεί θεωρείται χαμηλής αξίας ή ακόμη και αντιπαραγωγικό. Το παράδοξο είναι ότι τα κακά meetings συχνά οδηγούν σε ακόμη περισσότερα meetings, σε μια προσπάθεια να διορθωθούν τα προβλήματα που δημιούργησαν τα προηγούμενα.

Παρότι αποτελούν βασικό στοιχείο της εργασιακής ζωής, για πολλά χρόνια οι συσκέψεις δεν απασχόλησαν σοβαρά την επιστημονική έρευνα στο management. Μόλις το 2015 τέθηκαν οι βάσεις για ένα νέο πεδίο, τη λεγόμενη «επιστήμη των meetings» (Meeting Science). Τα πρώτα ευρήματα ήταν αποκαλυπτικά: το βασικό πρόβλημα δεν είναι πόσα meetings γίνονται, αλλά πώς είναι σχεδιασμένα, ποιος είναι ο σκοπός τους και ποιες ανισότητες –συχνά ασυνείδητα– αναπαράγουν.

Meetings: Ευεξία ή εξουθένωση;

Όπως αναφέρει το επιστημονικό περιοδικό The Conversation, σειρά μελετών που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια και μετά την πανδημία Covid-19 έδειξαν ότι τα meetings μπορούν να λειτουργήσουν τόσο ευεργετικά όσο και επιβαρυντικά για την ψυχική υγεία των εργαζομένων. Η υπερβολική συμμετοχή σε συσκέψεις συνδέεται με αυξημένο κίνδυνο burnout και πρόθεση αποχώρησης από τον οργανισμό. Από την άλλη πλευρά, τα καλά οργανωμένα meetings μπορούν να ενισχύσουν τη δέσμευση και το αίσθημα συμμετοχής των εργαζομένων.

Η μαζική υιοθέτηση της τηλεργασίας και των διαδικτυακών συσκέψεων, που επιταχύνθηκε από την πανδημία, έφερε νέες μορφές κόπωσης: γνωστική υπερφόρτωση, συνεχή συνδεσιμότητα και δυσκολία διαχωρισμού επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Ταυτόχρονα όμως, τα online meetings διευκολύνουν τη συνεχή κοινωνική αλληλεπίδραση και την κατανόηση του ρόλου κάθε εργαζομένου στον οργανισμό.

Οι γυναίκες μιλούν λιγότερο στα διαδικτυακά meetings

Τα νέα αυτά formats δεν λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο για όλους. Ένα από τα πιο εντυπωσιακά ευρήματα της έρευνας αφορά τον χρόνο ομιλίας στα διαδικτυακά meetings. Σε έρευνα με εκατοντάδες εργαζόμενους, οι γυναίκες δήλωσαν ότι δυσκολεύονται περισσότερο να πάρουν τον λόγο σε online συσκέψεις σε σχέση με τις δια ζώσης.

Οι λόγοι είναι πολλοί: συχνότερες διακοπές, μειωμένη «ορατότητα» στις οθόνες, δυσκολία ανάγνωσης μη λεκτικών σημάτων, αλλά και το αυξημένο ψυχικό φορτίο όταν τα meetings γίνονται από το σπίτι. Έτσι, παρότι θεωρητικά τα ψηφιακά meetings θα μπορούσαν να εκδημοκρατίσουν τη συμμετοχή, στην πράξη συχνά ενισχύουν έμφυλες ανισότητες.

Το meeting πρέπει να σχεδιάζεται, όχι να «υποφέρεται»

Απέναντι στη λεγόμενη «τρέλα των meetings», η λύση δεν είναι η πλήρης κατάργησή τους, αλλά ο καλύτερος σχεδιασμός τους. Το πρώτο και πιο βασικό ερώτημα είναι απλό: γιατί γίνεται αυτό το meeting;

Η έρευνα δείχνει ότι υπάρχουν τέσσερις βασικοί στόχοι συσκέψεων:

Ανταλλαγή πληροφοριών
Λήψη αποφάσεων
Έκφραση συναισθημάτων ή απόψεων
Ενίσχυση των εργασιακών σχέσεων

Κάθε στόχος απαιτεί διαφορετικά μέσα: άλλοτε είναι απαραίτητο να βλέπουμε πρόσωπα και αντιδράσεις, άλλοτε αρκεί η ακρόαση ή η κοινή χρήση εγγράφων. Καμία μορφή meeting –δια ζώσης, διαδικτυακή, υβριδική ή μόνο με ήχο– δεν είναι ιδανική για όλα.

Τι δείχνει η έρευνα ότι λειτουργεί

Με βάση την ανάλυση χιλιάδων συσκέψεων, οι ερευνητές εντοπίζουν απλούς αλλά αποτελεσματικούς τρόπους βελτίωσης:

σαφής ατζέντα και αποστολή υλικού εκ των προτέρων
εργαλεία όπως «σήκωμα χεριού», ανώνυμα σχόλια ή εναλλαγή λόγου σε όλους
ενεργός ρόλος συντονιστή, ώστε να εξισορροπούνται οι παρεμβάσεις και να αποφεύγεται ο αποκλεισμός

Τα meetings δεν είναι ουδέτερα. Αντανακλούν την κουλτούρα, τις σχέσεις εξουσίας και τις άτυπες προτεραιότητες μιας εταιρείας. Ένας χώρος όπου ακούγονται μόνο οι πιο δυνατές φωνές σπάνια είναι πραγματικά συμπεριληπτικός.

Αντίθετα, τα καλά σχεδιασμένα meetings μπορούν να γίνουν χώροι συνεργασίας, σεβασμού και συλλογικής καινοτομίας. Ο στόχος δεν είναι λιγότερα meetings, αλλά καλύτερα meetings: συσκέψεις που σέβονται τον χρόνο και την ενέργεια όλων και δίνουν πραγματικά φωνή σε όλους.